O acompanhamento processual é uma tarefa corriqueira, porém essencial para advogados. Afinal, ter esse controle é muito importante para uma prestação de serviços de qualidade. No entanto, a forma como essa atividade é realizada pode impactar diretamente na produtividade e assertividade do trabalho do profissional.
Até pouco tempo atrás, esse monitoramento era feito apenas manualmente, acessando os processos um a um nas consultas públicas dos Tribunais. Todavia, segundo estimativa do Jusbrasil, para atualizar 50 processos de forma manual, leva-se em média 4 horas. Ou seja: o controle processo a processo é um grande vilão da produtividade.
Para que a tarefa não tenha um grande peso na sua rotina de trabalho, o ideal é unir capacitação, boas práticas e recursos digitais. Neste sentido, a boa notícia é que o setor jurídico vem abraçando a tecnologia como sua aliada. Consequentemente, já temos no mercado alguns softwares que tornam essa tarefa mais ágil e concentram as pesquisas em um único lugar.
Pensando nisso, separamos algumas dicas sobre como melhorar o acompanhamento processual em seu departamento jurídico usando a tecnologia de forma estratégica. Confira!
Uma das principais funcionalidades que um software jurídico deve proporcionar é a captura automática de publicações. Por meio deste recurso, robôs pegam o conteúdo disponibilizado nos sites dos tribunais e inserem esses dados na plataforma. Essa função, portanto, auxilia o profissional a ganhar tempo na hora de acompanhar seus processos.
Ao contar com uma ferramenta como a da Deep Legal, por exemplo, o acompanhamento processual fica mais rápido e fácil. Pois, com apenas alguns cliques, o advogado tem em mãos informações que incluem a identificação do processo, partes, etapas e andamentos.
Os indicadores de performance, ou KPIs, podem facilitar a visualização geral dos processos em andamento e medir a produtividade de cada profissional nos processos de sua responsabilidade. Contudo, esta análise é facilitada quando o trabalho ocorre aliado ao uso de um software de análise jurídica balizado em Inteligência Artificial.
Nesse caso, a análise dos indicativos ajuda a entender quanto tempo está sendo utilizado no acompanhamento processual da carteira de processos e como distribuir essa atividade de modo a equilibrar os esforços de todos os advogados envolvidos nessa atividade. Clique aqui e veja como a automação da coleta de dados por meio de um Legal Analytics já traz um diagnóstico que serve de base para a formulação de indicadores.
Uma forma eficiente de ganhar tempo no acompanhamento processual é deixar sempre uma cópia digital dos documentos anexada ao andamento processual correspondente. Além de facilitar a compreensão das informações, essa prática evita que o advogado perca tempo buscando o documento em outro lugar.
Diversos softwares jurídicos possibilitam a integração de documentos ao andamento processual, como o CPJ, o que facilita ainda mais na organização das ações. Essa tarefa pode ser concentrada no setor de controladoria jurídica, mas todos os membros da equipe devem estar motivados a organizar os processos sob sua responsabilidade.
Para gestores que desejam ganhar tempo no acompanhamento processual, trabalhar em equipe é fundamental. Portanto, utilizar-se de treinamentos e ferramentas é essencial para que todos os envolvidos no andamento de um processo possam se comunicar. Isso facilita a obtenção de informações e execução de tarefas, além de promover uma delegação assertiva de atividades.
Assim, os gestores podem incentivar que a equipe use, além do software jurídico, outras ferramentas de organização de tarefas, como aplicativos de celular, Kaban, CRM, Workflows. O importante é alinhar as atividades e recomendações com todo o time para que as informações não se percam ou que nenhum profissional fique sobrecarregado.
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