O monitoramento de processos está entre as atividades imprescindíveis de um departamento jurídico. Advogados têm como compromisso acompanhar e até mesmo analisar processos judiciais que estão em andamento e que, por ventura, possam impactar seus clientes e ou ações. Prazos, movimentações e registros são alguns dos pontos a serem constantemente verificados.
Portanto, compreende-se que, quanto mais robusta a cartela de clientes, mais processos (e dados) deverão ser monitorados. Por óbvio, esse cotidiano da vida jurídica foi por muitas vezes executado de forma manual e contando com a presença física de um advogado - ou seja, um processo que inclui deslocamento do profissional e tempo, muito tempo investido.
Neste conteúdo, vamos explorar o monitoramento de processos judiciais com o uso da tecnologia. Como realizar essa tarefa de maneira assertiva? Como otimizar essa atividade e ainda assim entregar os resultados necessários? Acompanhe a seguir.
São diversos os motivos que levam pessoas físicas e jurídicas a demandarem por um monitoramento judicial. Desde casos pessoais, em que as partes envolvidas têm interesse nas atualizações para que possam tomar decisões e entender as expirações, passando por consulta de precedentes, informações das partes e até mesmo como uma maneira de analisar riscos e oportunidades.
Mais do que um interesse do cliente, o monitoramento de processos judiciais pode se tornar uma estratégia para os advogados que trabalham nos casos. Por isso é tão importante contar com fontes e/ou ferramentas adequadas para desempenhar essa função.
É claro que o profissional de Direito deve saber como acompanhar seus processos judiciais, no entanto, há mais de uma forma de executar esse trabalho. Podemos dividir as maneiras de monitorar em duas principais categorias: descentralizada ou centralizada. E no que elas se diferem? Em como (ou em que grau) se utiliza a tecnologia pois sempre haverá uma ferramenta digital envolvida.
Acompanhar processos judiciais de forma descentralizada significa ter várias fontes de informação. Ou seja, o profissional (advogado ou analista jurídico) capta os dados relevantes, preenche planilhas e/ou documentos para então cruzá-los. Isso tudo com apoio de uma agenda criteriosa para que não se percam prazos e resoluções. Assim, obtém-se um volume considerável de informação pelo qual o advogado (ou uma equipe) será responsável por manter atualizado.
Ainda neste formato de monitoramento, é preciso ter diversos acessos, como ferramentas e interfaces, tais como sistemas jurídicos, notificações por e-mail - ou seja - a tecnologia estará envolvida em diversas partes do processo além da dedicação humana.
O acompanhamento de processos judiciais de forma centralizada é aquele em que o profissional utiliza-se da tecnologia para reunir e “ser o responsável” em todas as fases/exigências do monitoramento. Desse modo, são utilizados softwares e/ou plataformas desenvolvidas especialmente para exercerem o papel de aliados no controle do contencioso do escritório de advocacia e/ou carteira de clientes.
Neste cenário, o trabalho é todo realizado digitalmente, por ferramentas que automatizam processos e que, com seus algoritmos treinados e possibilidade de personalização, serão capazes de capturar dados, unir resultados semelhantes, comparar pareceres e ainda, operar como lembretes diários de atualização de ações
Ou seja, ao optar por contratar esse serviço de tecnologia aplicado ao monitoramento de processos judiciais, o advogado/escritório/setor jurídico estará amparado; evitando falhas e encurtando jornadas que poderiam trazer mais desafios aos casos em andamento. Ainda, como opção, pode-se traçar e oferecer estratégias e oportunidades a partir do cruzamento de informações.
Os benefícios do monitoramento de processos judiciais são incontestáveis, mas quais são os impactos de um monitoramento falho? Quando um departamento de Advocacia não consegue acompanhar de forma eficaz os processos judiciais que dizem respeito a sua carteira de clientes, há alguns problemas comuns, como:
A partir deles o resultado é de clientes insatisfeitos, o que reflete na lucratividade, perdas financeiras e imagem prejudicada. Vale, inclusive, dizer que esses são - geralmente - os desafios que escritórios e profissionais avessos ao uso da tecnologia em sua abrangência costumam enfrentar.
O que nos leva à conclusão de que, o investimento em tecnologia não só contribui para a melhoria de desempenho das atividades como também é um fator determinante para manter a excelência do serviço e na resolução das demandas de forma assertiva.
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